Las empresas están en constante movimiento en la búsqueda de una mayor eficiencia y dinamismo en su negocio que redunde en una mayor rentabilidad, ya sea por la reducción de costes y/o por la mejora en los ingresos.
Actualmente los mercados cambian con mucha rapidez, siendo la gestión del cambio y la innovación una de las asignaturas pendientes de las organizaciones, teniendo la tecnologías y nuevas herramientas de comunicación un filón con el que poder desarrollarse y crecer.
La productividad se ha convertido en el objetivo a perseguir por la mayoría de ellas, ya que supone mejoras en eficiencia y eficacia en las organizaciones, por lo que todos los cambios introducidos en los negocios ayudan enormemente a conseguir una mayor producción en menos tiempo y con menos costes. La estrategia empresarial ha determinado que la investigación y la innovación en productos, herramientas y sobre todo, procesos, es la clave fundamental para incrementar la productividad, y dentro de éstas, las nuevas tecnologías de información y comunicación representan el adalid.
Vamos a describir alguna de las acciones que pueden mejorar la productividad en nuestros negocios, haciendo hincapié en el impacto de la comunicación.
- Capacitar al personal para mejorar sus competencias.
Seguramente el capital humano sea el recursos más hábil e importante que puede tener una empresa, por ello resulta fundamental que existan empleados además de motivados, con las competencias, habilidades y conocimientos precisos para poder desempeñar bien sus tareas de manera eficaz y en el menor tiempo posible.
Una de las estrategias más presentes y arraigadas en el mundo empresarial, es la mejora en las comunicaciones entre empleados y directivos, sobre todo en empresas medianamente internacionalizadas, debido a la necesidad de estar interrelacionados. Formar en el uso de programas y aplicaciones como los webinars, es vital si deseamos establecer conferencias digitales web entre diversos puntos de la geografía.
- Innovar en procesos y procedimientos.
Las herramientas y sistemas con los que una empresa trabaja en el día a día deben estar en continuo desarrollo y actualización, pues una obsolescencia puede desembocar en dificultades con las comunicaciones de su entorno. Por ello es vital contar con tecnologías que supongan un medio óptimo en relación al resto, es decir, los mismos programas con los que cuentan las empresas más punteras.
Además, la simplificación del trabajo que las tecnologías pueden prestar es un síntoma claro de que estamos en la vanguardia.
WEBINARS COMO SISTEMA DE TRABAJO
Los software webinars o conferencias web son herramientas de comunicación novedosas adoptadas por las empresas como forma de incrementar las comunicaciones y mejorar en procesos. Estas herramientas permiten realizar comunicaciones de largo alcance a través de software específicos.
Con estos sistemas, similares a una conferencia en directo, se reducen los tiempos de desplazamiento, se realizan comunicaciones instantáneas y además se pueden compartir documentos en línea.
Permite la interacción de diversos participantes tal y como sucede en las conferencias convencionales, pudiendo además grabar la conferencia y guardarla si necesitamos contar con la información que se ha vertido en el medio. Las webinars cada vez son más usadas por empleados medios y altos en el mundo de los negocios como sustitutivo de viajes y pérdidas de tiempo en las empresas.
Sin embargo, es preciso saber utilizar estas herramientas de forma competente, dándole el uso que merecen y la capacidad que nos presta. Veamos algunas formas de llevar a cabo mejores webinars:
- Seleccionar un buen software
Existen en el mercado multitud de software sobre webinars, pero es preciso contar con aquellos sistemas que nos aporten más valor y rendimientos, ya que la carta de prestaciones es muy importante en este tipo de herramientas.
- Crear reuniones fijas mediante webinars.
En todas las organizaciones se producen reuniones departamentales continuamente, mientras que cuando realizamos una conferencia lo hacemos sin rutina alguna. Una buena forma de aprovechar las conferencias online es estableciendo criterios fijos de fechas, horas y situaciones.
- Sustituir las reuniones de trabajo por conferencias web
Las prestaciones del software webinar permiten la interacción de varios participantes, compartir documentos e incluso mostrar videos y presentaciones, por lo que se convierte en un gran medio para reducir tiempo, costes de desplazamiento y lo mejor es que se puede realizar la reunión desde la oficina donde estemos trabajando.
- Formación a empleados
Igual que existen programas de contabilidad, gestión, logística o almacenamiento, los empleados de una compañía deben tener claro que las conferencias son herramientas habituales y cotidianas de trabajo y deben usarlas, por lo que es conveniente que se formen en el uso y conocimiento de estas aplicaciones.
La conclusión que debemos tener en cuenta, es que, a pesar de que las nuevas tecnologías han supuesto un sustancial adelanto en la productividad y eficiencia de los métodos de trabajo y comunicación, no siempre se produce este si no se emplea adecuadamente. Tan importante es contar con nuevas tecnologías y procesos novedosos como utilizarlos correctamente.
